PKK 5W+1H Pert. 1 (XII BDP)

     5W+ 1H

Setiap hari, setiap individu, organisasi ataupun perusahaan memiliki banyak dan beragam masalah.

 

Beberapa masalah terlihat jelas akar masalahnya dan solusi untuk menyelesaikannya juga relatif mudah. Namun sebagian lainnya, ada masalah yang jauh lebih kompleks dan memerlukan lebih banyak informasi tentang penyebab-penyebabnya.

Informasi dari fakta-fakta seputar masalah harus detail dan akurat sebagai dasar membuat keputusan. Menentukan solusi mana yang harus diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Untuk hal seperti itu, sangat penting untuk mengajukan pertanyaan yang benar guna mengumpulkan informasi yang benar. Yang diperlukan untuk melakukan investigasi masalah dari semua sisi.

Jika Kalian adalah orang yang sedang berada dalam masalah yang cukup kompleks dan pelik, maka Rumusan 5W+1H atau 5W1H ini bisa sangat membantu Kalian.

 

Sangat banyak (bahkan tidak terhitung) kasus-kasus kecil hingga besar yang bisa diselesaikan dengan 6 hal ini. Yaitu: What, Who, Where, When, Why and How.

Ya, keenam hal itu adalah unsur dari rumusan 5W+1H.

 

Pencipta Formula 5W+1H

Rudyard Kipling, penulis dan novelis kebangsaan Inggris yang pertama kali merumuskan dan mempopulerkan formula ini. Sebagaimana tertulis dalam cerita pendeknya yang berjudul Elephant’s Child:

 

Apa Sih Metode 5W+1H Itu? Apa Saja Unsur 5W+1H ?

Apa Sih Metode 5W+1H Itu? Apa Saja Unsur 5W+1H ?

5W1H adalah singkatan yang merangkum enam pertanyaan berikut: What (Apa)? Who (Siapa)? Where (Di mana)? When (Kapan)? Why (Mengapa)? Dan How (Bagaimana)?

Metode ini adalah seperangkat langkah sistematis untuk mengumpulkan semua data yang diperlukan buat keperluan investigasi atau penyusunan laporan tentang situasi masalah yang ada. Dengan target akhir mengidentifikasi bagian-bagian dari masalah dan secara akurat menggambarkan konteks masalah tersebut.

Dalam proses analisis kritis dan konstruktif dari suatu permasalahan, penting untuk mengumpulkan data-data berkualitas yang komprehensif.

Oleh karena itu dibutuhkan penggunaan pertanyaan-pertanyaan terbuka yang memerlukan dukungan jawaban di mana kemudian jawaban-jawabannya bisa dipakai untuk mengidentifikasi, mengklarifikasi dan membuat sketsa masalah.

Semakin detail dan akurat jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan 5W1H, maka semakin mudah nantinya untuk membuat solusi penyelesaian masalah.

Dalam bisnis, rumus 5W+1H ini kadang dimodifikasi menjadi 5W2H. Di mana “H” tambahannya adalah kependekan dari “How Much” atau seberapa banyak ?.

Wajarkan ? secara di bisnis hasil akhir yang ingin dicapai adalah hitung-hitungan berapa besar keuntungan yang bisa dicapai atau berapa besar kerugian yang bisa dihindari.

Aplikasi 5W+1H 

Metode 5W1H bisa diaplikasikan di banyak hal, meskipun berbeda-beda bidang. Hal ini sangat cocok, karena kesederhanaan dan fleksibilitasnya sehingga dapat digunakan di semua masalah apapun.

Misal contoh penerapan 5W1H dalam tiap-tiap level di suatu perusahaan atau organisasi bisnis:

• Pada tingkat strategis di suatu perusahaan, misalnya, untuk merancang atau meningkatkan strategi penetrasi pasar;
• Pada tingkat manajemen untuk meningkatkan organisasi dan proses selama sesi brainstorming;
• Pada kualitas barang produksi sebagai alat bantu menemukan solusi di kala masalah muncul;
• Pada tingkat inovasi untuk merangsang munculnya solusi dan gagasan dalam mendorong kemajuan;
• Dan juga bisa diaplikasikan pada tingkat manajemen proyek secara umum.

 

Kelebihan Penyelesain Masalah Dengan Rumusan 5W+1H

Kekuatan formula 5W1H terletak pada empat karakteristik utama:

1. Sederhana: Tidak perlu pelatihan atau orang yang terakreditasi dalam menggunakan metode pengajuan pertanyaan 5W1H ini.
2.  Sistematis: Kunci keberhasilan dari metode ini sistematis. Polanya jelas dan runut.
3. Serbaguna: Formula ini serbaguna untuk bidang apapun dan masalah apapun.
4. Komprehensif atau menyeluruh: Metode ini dapat digunakan untuk mendapatkan sudut pkalianng 360 drajat dari suatu masalah. Bisa melihat masalah dari semua sisi. Sehingga solusi yang nanti akan dibuat adalah solusi yang menyeluruh.

Penerapan Metode 5W1H

Dalam penerapannya, metode 5W1H terbagi menjadi tiga tahapan utama:

1. Mendeskripsikan atau mengetahui fakta dari suatu masalah saat ini.
2. Menentukan semua faktor penyebab masalah. Selanjutnya menentukan faktor utama (akar suatu masalah).
3. Menyusun, merancang tindakan yang efektif dan efesien sebagai solusinya dari data-data yang sudah dihimpun, didentifikasi dan dianalisa.

Pertanyaan 5W1H digunakan untuk menentukan fakta saat ini / situasi masalah saat ini (Tahap 1). Berdasarkan jawaban dan gambaran yang diperoleh dari Tahap 1, kemudian ditemukan faktor-faktor penyebab dan faktor utamanyas (Tahap 2) dan Kemudian menawarkan solusi (Tahap 3).

 

Alur sederhana 5W+1H sebagaimana penjelasan berikut…

What (Apa) ?

• Penjelasan: Maksudnya adalah Apa deskripsi dari tugas, aktivitas, masalah, tujuan proyek yang sedang dihadapi.
• Tujuan: Apa tujuan, tindakan, prosedur, mesin yang digunakan dalam aktivitas atau problem tersebut.
• Contoh pertanyaan: Apa masalah yang terjadi? Apa aktivitas yang dilakukan? Masalah Apa yang muncul saat ini?

Who (Siapa) ?

• Penjelasan: Siapa mereka-mereka yang terlibat, mereka yang bertanggung jawab, mereka yang mengalami kejadian.
• Tujuan: Menentukan semua yang terlibat dalam sebuah kejadian dan semua yang terkena dampak dari kejadian tersebut.
• Contoh pertanyaan: siapa yang bertanggung jawab? Siapa yang menemukan masalah? Siapa yang diminta untuk melakukan pekerjaan? Siapa yang berpartisipasi dalam kegiatan ini ?

Where (Di Mana) ?

• Penjelasan: Jelaskan lokasi atau tempat kejadian atau masalah muncul.
• Tujuan: Menentukan lokasi kejadian atau lokasi aktivitas atau lokasi munculnya masalah.
• Contoh pertanyaan: Di mana kegiatan berlangsung? Di mana kejadian muncul?

When (Kapan) ?

• Penjelasan: Kapan situasi terjadi, Kapan kejadian berlangsung, kapan masalah muncul.
• Tujuan: Menentukan waktu berlangsungnya masalah atau kejadian, durasinya dan frekwensinya.
• Contoh pertanyaan: Kapan terjadinya masalah ? Berapa lama waktu yang dibutuhkan? Seberapa sering masalah terjadi?

How (Bagaimana) ?

• Penjelasan: Bagaimana proses terjadinya masalah, bagaimana masalah itu muncul.
• Tujuan: Menentukan alur atau proses terjadinya atau munculnya atau berlangsungnya suatu masalah atau kegiatan.
• Contoh pertanyaan: Bagaimana urutan terjadinya masalah ? Bagaimana produksi melambat tiap akhir pekan ? dll.

Why (Mengapa)?

• Penjelasan: Alasan-alasan munculnya atau tejadinya sebuah masalah atau kegiatan.
• Tujuan: Menentukan alasan-alasan kenapa suatu kejadian atau masalah bisa muncul.
• Contoh pertanyaan: Mengapa kegiatan ini diagendakan ? Mengapa bisa terjadi hal seperti ini ? Singkatnya, metode 5W1H adalah metode yang luar biasa powerfull untuk lebih memahami dan menentukan fakta awal suatu masalah, mengidentifikasikan penyebabnya, mengetahui waktunya. Asalkan ditangani dengan benar, metode ini akan memudahkan untuk memberikan solusi efektif untuk masalah yang timbul dan membantu untuk menciptakan dinamika perbaikan berkelanjutan positif di segala bidang.

 

 Contoh Penerapan 5W1H Tentang Banjir

 

Misalkan walikota Bekasi akan memecahkan masalah banjir yang selalu menimpa kotanya hampir tiap tahun. Hal awal yang dilakukan adalah menggunakan rumusan 5W+1H ini untuk investigasi terjadinya banjir tiap tahun.

Contoh sederhana investigasi penanganan banjir menggunakan 5W+1H sebagai berikut…

What (Apa) ?

Masalah apa yang terjadi tiap tahun di kota Bekasi ? Banjir.

Banjir apa yang melkalian kota Bekasi ? Apakah banjir kiriman ? Apakah banjir pasang laut ?

Who (Siapa) ?

Siapa saja yang terkena dampak banjir ? Siapa yang bertanggung jawab menangani masalah banjir ? Siapa saja ahli-ahli yang perlu dilibatkan atau dihubungi untuk mengatasi masalah banjir ?

Where (Di mana) ?

Di kecamatan mana saja banjir muncul ? Di kawasan mana banjir pali

Ini salah satu contoh penerapan 5W1H dalam menghadapi problem banjir. Penerapan lainnya dari 5W1H bisa diaplikasikan di berbagai bidang seperti:

• 5W+1H sebagai kerangka dasarpenulisan suatu artikel
• 5W+1H untuk peliputan berita
• 5W+1H untuk investigasi kepolisian dalam menangani suatu kasus
• Penggunaan 5W+1H dalam Industri

Dan masih banyak lagi, tinggal Kalian pahami konsepnya kemudian terapkan 5W+1H di semua kondisi yang sedang Kalian hadapi.

Tugas ada di E-learning43